Con il nuovo anno la fattura elettronica diventa obbligatoria, affrontala con tranquillità
Leggi questo articolo per capire come funziona la fattura elettronica
Il 2019 sarà un anno di cambiamento per tutti i reparti amministrativi di aziende private e per la pubblica amministrazione. In questo articolo spieghiamo con semplicità gli aspetti rilevanti della fattura elettronica al fine di informare e tranquillizzare i nostri lettori.
Cos’è la fattura elettronica?
Dal 1° Gennaio 2019 entrerà in vigore la fattura elettronica o “e-fatture” che darà molti vantaggi alle aziende che affronteranno l’argomento con il giusto approccio. Il primo passo importante è sicuramente “capire cos’è e come funziona” per essere pronti al cambiamento in atto.
La fattura elettronica è un sistema digitale che permette alle aziende di compilare, emettere e conservare le fatture in maniera sicura e veloce. Inizialmente il procedimento potrebbe sembrare difficoltoso e macchinoso ma dopo qualche giorno di utilizzo diventerà facile e si potrà beneficiare di tutti i vantaggi che ne scaturiscono. Nel pratico, la fattura elettronica, è una versione digitale delle vecchie fatture cartacee. Consiste in una struttura di dati in formato digitale che racchiude in sé tutte le informazioni contenute nelle ormai datate fatture di carta o pdf da stampare. La compilazione può avvenire attraverso software dedicati (ce ne sono molti, ma lo vedremo in seguito) che andranno a sostituire i programmi come Word, Excel e simili.
Grazie al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SDL), la fattura elettronica, dopo la compilazione, viene firmata digitalmente, tracciata, controllata e inviata in automatico all’azienda interessata. Il sistema SDL non fa nient’altro che verificare la correttezza dei dati inseriti e del formato utilizzato prima di inviarla in automatico.
Quali sono i soggetti che hanno l’obbligo della fatturazione elettronica?
La normativa obbliga all’emissione di fattura elettronica tutti i Soggetti che effettuano una o più cessioni di beni o servizi che siano residenti, stabiliti e identificati nel territorio italiano.
I soggetti che non sono obbligati ad emettere la fattura elettronica sono coloro che applicano il regime dei minimi e chi applica il regime forfettario. Non è obbligato alla fattura elettronica l’azienda o il professionista che svolge prestazioni o cessa beni verso non residenti in Italia.
Chi applica il regime forfettario non è obbligato ad emetterla ma deve attrezzarsi per riceverla. Il nostro consiglio è quello di utilizzarla tutti, anche chi non è obbligato dalla normativa perché questo nuovo sistema di fatturazione diventerà standard e in più ha moltissimi vantaggi da non sottovalutare.
Come compilare la fattura elettronica
Per le aziende che già utilizzano un software per la fatturazione il processo risulterà più semplice e immediato. Chi invece non utilizza un programma per la gestione della fatturazione potrà impiegare qualche ora in più per capire ma dopo la prima fattura sarà tutto più semplice e fluido. La modalità più veloce per compilare una fattura elettronica è farlo attraverso un software gestionale o di fatturazione.
La procedura è molto semplice e gli step da seguire sono gli stessi della fattura cartacea con l’unica differenza che non si utilizza carta e penna e non si stamperà su carta.
Vecchi Step della fatturazione cartacea (o non elettronica)
- Step 1: Compilazione della fattura con carta e penna o con Word e simili
- Step 2: Generazione del file in PDF
- Step 3: Stampa su carta
- Step 4: Invio Mail
Nuovi Step per la fatturazione elettronica con Software Gestionale
- Step 1: Compila digitalmente la fattura in tutti i suoi campi predisposti
- Step 2: Genera il file in XML da salvare ed inviare in automatico attraverso il sistema
Dopo questi semplici step la fattura verrà gestita dal tuo software per la fatturazione che invierà il documento, firmato in digitale, al sistema SDL. Da qui SDL la farà recapitare attraverso indirizzo PEC oppure attraverso un codice (Codice Destinatario SDL) che deve essere usato se il cliente lo possiede.
C’è da sottolineare che i programmi per la gestione della fatturazione facilitano di tanto il processo e si preoccupano di comunicare direttamente con il sistema dell’Agenzia delle Entrate. Si occupano anche di inviare in “conservazione sostitutiva” il documento elettronico.
Ti starai chiedendo: cos’è la conservazione sostitutiva? come ricevo le fatture elettroniche?
Per riceverle è molto semplice, il sistema SDL si preoccuperà di farti recapitare la fattura elettronica che dovrai semplicemente registrare attraverso l’importazione nel tuo Software di gestione che utilizzi per la fatturazione.
La Conservazione Sostitutiva è un processo informatico che da valore legale nel tempo a un documento digitale fornendo diversi vantaggi come abbattimento di costi per le stampe ed eliminando molti rischi in fase di stoccaggio e archiviazione. Vi ricordiamo che le fatture vanno conservate per 10 anni sia da chi le emette che da chi le riceve. Il rischio di smarrimento di una fattura è molto più basso con questo sistema e si eliminano costi e problematiche legate alla stampa cartacea. Inoltre, se si usa un software con salvataggio delle fatture in cloud, si può avere accesso alla documentazione da smartphone.
Inoltre, fai uno sforzo consapevole per aiutare i colleghi remoti a sentirsi parte integrante del gruppo di lavoro includendoli, anche virtualmente, nel maggior numero di attività di persona. Ad esempio, quando tutto l’ufficio va a pranzo, a cena o a bere una birra, valuta una chiamata Skype con i colleghi che lavorano da remoto. All’inizio può sembrare imbarazzante ma il coinvolgimento sarà apprezzato.
I software che consigliamo per l’emissione della fattura elettronica
Su internet possiamo trovare molti software gestionali che ti supportano nella gestione della fatturazione elettronica e che puoi iniziare ad utilizzare da subito. Ti consigliamo solo i programmi che abbiamo testato e di cui siamo soddisfatti. Questi software in alcuni casi hanno diverse funzionalità che vanno oltre la semplice gestione della fattura elettronica e possono essere di aiuto in diverse attività quotidiane della tua azienda. Li elenchiamo qui sotto segnalandovi quelli gratuiti.
- EASY PLANET FREE https://www.easyplanetfree.it/ (Gratis)
- FATTURE IN CLOUD https://www.fattureincloud.it (Buon Prezzo)
- FATTURA 24 https://www.fattura24.com/ (Versione gratuita limitata)
- INVOICEX https://www.invoicex.it/Open-Source-Scarica-la-versione-BASE/ (Versione gratuita limitata)
- GESTIONALE OPEN https://www.gestionaleopen.org/ (Gratis)
Alcuni link “istituzionali” utili per maggiori approfondimenti
Guida alla fatturazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate
Aggiornamento del 5-11-2018
Leggi l’aggiornamento sul sito dell’agenzia delle entrate
Normativa
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