Aumentare la produttività della tua azienda è possibile
Uno degli aspetti più importanti per un team vincente è una comunicazione efficace, vediamo insieme come fare.
Aumentare la produttività aziendale è possibile ma se la squadra ha problemi comunicativi, lo stress farà procedere a rilento tutti i reparti dell’ azienda.
Se la comunicazione di tutto il team non è efficace si rischia di generare sfiducia ed ottenere risultati di basso livello. Quando invece la comunicazione tra i vari membri del team è efficace, si ottengono risultati gratificanti a favore del buon umore e della crescita.
In questo articolo condividiamo 8 consigli pratici per aumentare la produttività con una comunicazione ottimale in team. Rimarrai colpito dall’efficacia di questi 8 consigli utili.
1.Tieni in considerazione l’interpretazione del tono di ciò che scrivi
Quando si comunica con strumenti digitali, le parole mancano di alcuni aspetti fondamentali: espressioni facciali, linguaggio del corpo, tono della voce, ecc.
I pensieri che scaturiscono da testi scritti possono essere diversi da persona a persona. Quasi sempre, quando si scrive un testo, non si riesce ad esprimere al meglio il concetto che si vuol passare. Dal vivo, nella vita reale, questa dinamica è regolata in maniera diversa. Noi consigliamo una pausa prima di rileggere, a voce alta, i messaggi testuali prima dell’invio. Con la rilettura possiamo dare un tono a quello che si è scritto e cercare di simulare il modo in cui verrà letto da chi lo riceve.
Un consiglio importante quando si comunica con strumenti digitali è quello di incoraggiare il team, i colleghi a “parlare” quando si ha la sensazione che qualcuno stia sbagliando. Questi consigli fanno la differenza quando non si può ricorrere a tono e linguaggio del corpo in fase di comunicazione con il team.
2.Cerca di riunire, il più possibile, i componenti del team in spazi fisici
Questo consiglio è valido soprattutto per le aziende che lavorano con team remoti e dislocati geograficamente. Riunirsi di persona è davvero importante e porta a molti benefici, ne elenchiamo alcuni:
- avvicina le persone (non solo da un punto di vista fisico);
- fa emergere le vere personalità delle persone che, quando sono dietro un display o monitor non sono quasi mai le stesse persone;
- aiuta a trovare interessi comuni attraverso discussioni casuali e personali;
- Aiuta le persone a conoscersi e ad imparare come comunicare in base alle loro personalità individuali;
- fa capire meglio che cosa rende importanti le persone.
Questi piccoli consigli ti aiutano a migliorare la comunicazione rendendola più facile e pacifica.
3.Incoraggia e premia trasparenza e onestà
Avere una comunicazione efficace all’interno del team di lavoro ha un vantaggio molto rilevante: aiuta a prevenire i problemi prima che impattino sul lavoro e i relativi risultati. Per giovare di questo vantaggio è indispensabile che tutti i membri della squadra condividano i loro feedback reali.
È indispensabile che ogni membro del team sia sincero e faccia sempre presente i problemi, senza remore. Quando ci sono problemi aziendali ogni membro del team di lavoro deve parlare e i manager devono ascoltare.
4.Organizza riunioni di persona con una frequenza importante
Quando si lavora con team misti (parte in remoto e parte in ufficio) potrebbe crearsi un dislivello tra i due team perché chi lavora insieme tutti i giorni in ufficio ha l’opportunità di conoscersi. Anche se fai tutto il possibile per far sentire la squadra a distanza inclusa, non sarà mai uguale alle persone che lavorano nello stesso ufficio tutti i giorni.
Dare la giusta priorità ad incontri regolari crea il collante perfetto per un team produttivo, anche se questo significa semplicemente portare tutti in ufficio.
Inoltre, fai uno sforzo consapevole per aiutare i colleghi remoti a sentirsi parte integrante del gruppo di lavoro includendoli, anche virtualmente, nel maggior numero di attività di persona. Ad esempio, quando tutto l’ufficio va a pranzo, a cena o a bere una birra, valuta una chiamata Skype con i colleghi che lavorano da remoto. All’inizio può sembrare imbarazzante ma il coinvolgimento sarà apprezzato.
5.Non restare sempre incollati al pc quando si lavora in ufficio
Quando si lavora in team nella stessa stanza o ufficio, è bene non stare sempre davanti al pc e comunicare solo con strumenti di messaggistica o simili. È bene, ogni tanto, alzarsi e camminare verso un collega o dipendente per scambiare riflessioni sul lavoro.
Non ostacolarti parlando esclusivamente con WhatsApp o strumenti simili quando sei seduto a pochi metri da un dipendente o collega. Questi strumenti possono essere utilizzati per fare brevi domande o piccoli scambi di battute, ma non per lunghi discorsi e confronti.
Siediti con i tuoi dipendenti invece di mandare e-mail o messaggi WhatsApp. Bevi un caffè insieme a loro, magari nella sala riunioni. Hai il privilegio di trovarti nello stesso spazio dei membri del tuo team, quindi approfittane.
6.Utilizza la tecnologia per lavorare con più efficienza
Molti utilizzano solo gli strumenti digitali per comunicare con il team, altri prediligono solo il rapporto di persona. Entrambe gli estremi sono sbagliati.
Se si lavora da remoto basta chiudere gli strumenti di comunicazione quando si vuol fare una pausa. Se invece si lavora nella stessa stanza bisogna capire le tempistiche giuste per “disturbare” un componente del team. In questo caso gli strumenti di messaggistica istantanea possono aiutarti a capire se è il momento giusto per avere una conversazione di persona.
Prima di interrompere il flusso di lavoro di qualcuno cerca di capire se è il momento giusto. Si può intuire dall’atteggiamento o semplicemente inviando un messaggio per chiedere quando sarà disponibile per una chiacchierata.
7.Costruisci un ambiente di lavoro positivo.
Nessuno vuole lavorare in un ufficio ‘pieno di zombi’ che sembrano non avere interessi al di fuori del lavoro. Ciò non solo diminuisce il morale, ma fa anche male alla produttività. Se le persone del tuo team avvertono la sensazione di essere consumate, giorno dopo giorno, non saranno così efficaci. È importante mettere in pausa il cervello e parlare di cose diverse dal lavoro mentre si è in ufficio.
Questo non significa che durante le ore di lavoro si può “dare vita ad un mercato” a discapito delle attività lavorative. È fondamentale lasciare che la tua squadra approfitti dei pranzi, delle pause caffè e magari del frigorifero, questo farà aumentare la produttività di tutti.
8.Scegli gli strumenti digitali opportuni
Uno degli errori più comuni nelle aziende è quello di avere un kit di strumenti per la comunicazione troppo vasto e dispersivo. Sono tantissimi gli strumenti disponibili in rete che possono aiutare la comunicazione ma bisogna scegliere i più appropriati senza esagerare nel numero. Per capire gli strumenti necessari, inizia a pensare alle due forme di comunicazione: sincrona (cioè in tempo reale) e asincrona (su una pianificazione non simultanea).
Se il team è remoto, dovrai pensare a strumenti di videoconferenza. Il nostro consiglio è Zoom o qualche altra piattaforma dedicata per questa tipologia di comunicazioni come Skype o simili.
Successivamente, è necessario uno strumento di gestione del progetto che possa fungere da hub centrale per tenere tutto insieme. Alcune delle opzioni popolari sono Basecamp, Teamwork e Trello. Per completare il tuo kit di strumenti, ti consigliamo caldamente di utilizzare un tool di pianificazione riunioni come Google Calendar o simili.
Fai le tue ricerche, fai delle prove con gli strumenti che ti sembrano più affini e in fine decidi quale Kit fa al caso del tuo gruppo di lavoro. Se vuoi qualche consiglio più approfondito considera la lettura di questo nostro articolo.
Conclusioni
I principi sono chiari e basati sul buon senso, ma portarli al lavoro richiede un vero impegno da parte dell’intero team. Fare questo sforzo ne vale davvero la pena perché aumenta la produttività di tutti con conseguente benessere generale.
E tu come tratti il tuo team? Faccelo sapere nei commenti e completa i nostri suggerimenti con le tue riflessioni.
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